各管理与服务部门：
档案移交归档是实行部门立卷制度、做好学校档案工作的重要基础工作。根据国家、四川省有关档案法规及学校档案工作相关要求，为确保档案归档工作及时有效的开展，做到各类归档文件材料完整、齐全，即日起开展管理与服务部门2023年度档案的归档工作。现将有关事项通知如下：
一、归档内容
本年度接收2023年度工作中产生的各类档案材料（含对应的电子文件、声像档案等）。请各单位对照本部门档案归档范围（见附件1），根据当年业务开展实际情况，确保档案应归尽归，对当年未产生的档案，请在归档范围上注明并签字、盖章交回档案馆。
二、归档时间
各类档案材料须于9月30日前移交档案馆，因特殊原因不能按时归档的，请及时与档案馆沟通并书面说明情况及延迟归档时间。
三、归档流程
（一）实体档案
第一步：纸质档案在归档移交前，须按照《部门档案立卷操作手册》https://dag.swufe.edu.cn/files/04151.pdf（其它获取途径：档案馆网站——业务指导——职能部门档案业务）的要求进行立卷整理。按“件”整理的档案请参见手册第二、三部分内容；按“卷”整理的档案，档案馆对接老师个别开展培训指导。
第二步：档案数据归档需在档案管理系统http://10.8.131.21/login.jsp中完成录入、数据推送；打印归档文件移交目录一式两份，分管领导、移交人在移交目录上签字、加盖单位公章。按“件”整理的档案请参见手册第四、五部分内容；按“卷”整理的档案，档案馆对接老师个别开展培训指导。
第三步：将纸质版归档文件移交目录和档案提交档案馆，档案馆根据部门提交的目录查验实体档案及电子数据，经检查无误后，在移交目录上的对应位置签字并加盖档案馆公章。双方各存一份备查。
（二）声像档案
声像档案包括电子和纸质两种载体，其中，电子版本通过“光影西财声像系统”进行基本信息录入、电子版本数据挂接、线上提交归档。光影西财声像系统http://gyxc.swufe.edu.cn/web/index.Html，系统操作手https://dag.swufe.edu.cn/files/guangyingcaijign20220412.pdf。声像档案归档范围详见附件2。
（三）实物档案
实物档案是学校各项活动中直接形成的，对学校、社会有史料研究、参考货凭证价值的奖品类、印信类、名人字画类、礼品纪念品类等载体形式的档案。实物档案数据归档需在档案管理系统http://10.8.131.21/login.jsp中完成录入及数据推送。具体归档范围及要求见附件3。
四、其它事项
档案工作过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，联系人及联系方式见附件4。
附件：
附件1：立卷单位归档范围
附件2：声像档案归档范围及要求
附件3：实物档案归档范围及要求
附件4：联系人及联系方式
档案馆、校史馆
2024年5月20日
