各管理与服务部门:
档案移交归档是实行部门立卷制度、做好学校档案工作的重要基础工作。根据国家、四川省有关档案法规及学校档案工作相关要求,为确保档案归档工作及时有效的开展,做到各类归档文件材料完整、齐全,即日起开展管理与服务部门2023年度档案的归档工作。现将有关事项通知如下:
一、归档内容
本年度接收2023年度工作中产生的各类档案材料(含对应的电子文件、声像档案等)。请各单位对照本部门档案归档范围(见附件1),根据当年业务开展实际情况,确保档案应归尽归,对当年未产生的档案,请在归档范围上注明并签字、盖章交回档案馆。
二、归档时间
各类档案材料须于9月30日前移交档案馆,因特殊原因不能按时归档的,请及时与档案馆沟通并书面说明情况及延迟归档时间。
三、归档流程
(一)实体档案
第一步:纸质档案在归档移交前,须按照《部门档案立卷操作手册》https://dag.swufe.edu.cn/files/04151.pdf(其它获取途径:档案馆网站——业务指导——职能部门档案业务)的要求进行立卷整理。按“件”整理的档案请参见手册第二、三部分内容;按“卷”整理的档案,档案馆对接老师个别开展培训指导。
第二步:档案数据归档需在档案管理系统http://10.8.131.21/login.jsp中完成录入、数据推送;打印归档文件移交目录一式两份,分管领导、移交人在移交目录上签字、加盖单位公章。按“件”整理的档案请参见手册第四、五部分内容;按“卷”整理的档案,档案馆对接老师个别开展培训指导。
第三步:将纸质版归档文件移交目录和档案提交档案馆,档案馆根据部门提交的目录查验实体档案及电子数据,经检查无误后,在移交目录上的对应位置签字并加盖档案馆公章。双方各存一份备查。
(二)声像档案
声像档案包括电子和纸质两种载体,其中,电子版本通过“光影西财声像系统”进行基本信息录入、电子版本数据挂接、线上提交归档。光影西财声像系统http://gyxc.swufe.edu.cn/web/index.Html,系统操作手https://dag.swufe.edu.cn/files/guangyingcaijign20220412.pdf。声像档案归档范围详见附件2。
(三)实物档案
实物档案是学校各项活动中直接形成的,对学校、社会有史料研究、参考货凭证价值的奖品类、印信类、名人字画类、礼品纪念品类等载体形式的档案。实物档案数据归档需在档案管理系统http://10.8.131.21/login.jsp中完成录入及数据推送。具体归档范围及要求见附件3。
四、其它事项
档案工作过程中如有疑问,请及时与档案馆联系,联系人及联系方式见附件4。
附件:
附件1:立卷单位归档范围
附件2:声像档案归档范围及要求
附件3:实物档案归档范围及要求
附件4:联系人及联系方式
档案馆、校史馆
2024年5月20日