1、著录方式，有两种，一种为手工著录格式，即用签字笔（黑色）直接在整理好的文件右上角、案卷盒的封面书写档号和案卷号，并直接手写案卷内文件目录；一种为机读著录格式，按照学校档案馆使用的档案管理系统——南大之星的要求格式著录。这两种方式学院、中心可根据情况选择，如需用《南大之星档案管理系统》的，可直接与档案馆陈东宝联系，联系电话87092675。

2、案卷名称、案卷号及案卷内目录的著录要求：案卷名称由组卷人员根据卷内文件的内容概括性地自行编取（参照分类表的类别名称）；案卷号的编制：案卷号由年份-分类号-案卷号-保管期限构成，保管期限以卷内文件最长的保管期限为准。案卷内文件目录：包括档号、文件名称、文件著者、文件日期、页数等。

3、文件名称的著录要求：单份文件用文件的原名称。由几份文件组成的按事件的主题取名，需揭示事件的人物、内容等；对外合作协议，如只有外文名称的协议，要翻译成中文名称用“【】”括起著录在外文名称之后；文件如是非原件必须在备考表里说明（机读目录须在附注项注明）：“复印件”或“因工作需要原件存于xx处”。

4、档号的编制：每份文件都须有一个档号，档号包括，年份-分类号-案卷号-文件号-保管期限，如：2011-JXC11-1-1永久，此号表示2011年的本科教学管理制度的第一个案卷的第一件文件，并须永久保存。并用签字笔在每份文件的右上角标明档号（或用专门的档号章盖上，构成内容和手写的一致，再在相应的格子里填写信息）。

5、保管期限的确定，依《学院、中心档案室的归档范围、分类及保管期限表》上的规定。

6、备考表：包括本案卷说明、立卷人姓名、检查人姓名等，位置放在本案卷的最后。本案卷情况的说明，一般填写卷内文件缺损、补充或复印件说明等情况，没有这些情况的不填写。立卷人由收集整理人员签名；检查人由学院分管档案工作领导签名。