1、所有档案首先按年度整理，然后以主题进行立卷组合。

2、一般文件归入文件形成年度。跨年度的请示与批复，归入批复年度。跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。跨年度的总结报告，归入文件内容针对的最后一个年度。跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。法规性的文件，归入公布和批准年度。

3、存档文件只需一份，而且必须原件。如果非原件需保存者必须在备考表里面说明或在附注项注明。

4、案卷以事件主题来整理，排列次序按照《学院、中心档案室的归档范围、分类及保管期限表》的次序排列；相同主题下可多盒分装。

5、案卷内文件的排序一般按照文件产生的时间先后排序。如有关于校级和学院部门的，按先校级材料，后学院部门材料，再按时间的先后次序排。

6、文件材料以事件的开始、发展、终结材料为一件。

7、文件按照批复在前，申请、报告在后，其他材料附后的次序排列。

8、文件有附件的，文件在前，附件在后，附件必须要齐全。

9、给文件标示页码（以装订后的整套文件拉通编码），位置在每页材料的右下角空白处。

10、装订要求统一用不锈钢订书钉。

11、整理案卷纸张大小以A4为准，太大的文件表格在留出装订线后折叠成手风琴式，小字条等要用白纸裱糊成A4大小。

12、所有文件签字应用黑色签字笔，字迹模糊或者圆珠笔书写的应复印并将复印件与原件放在一起。