(一)照片的归档范围
序 号 |
归 档 范 围 |
保管 期限 |
综合类 |
1 |
建校以来主要校级领导任职期间参加重要工作及活动的照片 |
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2 |
历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议,包括开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等照片 |
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3 |
学校教师节活动、重大纪念日庆祝活动、英模报告会、表彰先进大会等照片 |
永久 |
4 |
省级以上党政领导来校活动场面(包括视察、座谈等)的照片 |
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5 |
国内外著名人士来校讲学、访问的照片 |
永久 |
6 |
享受国务院政府特殊津贴专家、博士生导师及教授教学活动及参加其他重大活动的照片 |
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7 |
重大校庆、校友活动及捐赠仪式的照片 |
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8 |
校内民主党派组织的重大活动的照片 |
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9 |
学校在各类省级以上活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片 |
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10 |
劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品照片 |
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11 |
本校授予校外人员名誉职务、称号的照片 |
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12 |
其它有重要意义的活动照片 |
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教学类 |
1 |
迎新、开学及毕业典礼,领导、来宾讲话,师生代表发言等活动场面的照片 |
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2 |
知名教授、专家和在学术上造诣较深的中老年教师讲课,学生听课、论文答辨、实验、电化教学等照片 |
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3 |
师生实习、社会实践(调查)等活动照片 |
永久 |
4 |
评选优秀教学奖、优秀教材等及发奖大会的场面照片 |
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5 |
参加教学竞赛活动场面的照片 |
永久 |
6 |
重大教学活动、重要教学会议的照片 |
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7 |
各类学生学习活动代表性的照片 |
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8 |
班级毕业合影 |
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科研、学术活动类 |
1 |
重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的照片 |
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2 |
由本校发起并组织的全国性、省级学术活动,本校学术年会等,包括大会开幕、闭幕式,大会发言、著名学者报告等照片 |
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3 |
著名专家来校作学术报告的照片 |
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4 |
参加省、部级以上科研成果展览的照片 |
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5 |
科研成果评选及领奖仪式的场面、获奖证书等照片 |
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6 |
在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的照片 |
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外事类 |
1 |
外国领导人、外籍专家、港澳台学者、著名人士来校参观、访问、讲学等活动照片 |
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2 |
各国代表团来校参观、访问及校际合作交流的照片 |
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3 |
外籍人士赠送的礼品照片 |
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4 |
外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作等代表性的照片 |
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5 |
在我校召开的国际性学术会议场面的照片 |
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6 |
与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的照片 |
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7 |
本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学师生的照片 |
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军训、体育类 |
1 |
历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的照片 |
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2 |
校运动队训练、比赛、学生课余体育活动的照片 |
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3 |
校运动队参加省、部级以上运动会全体人员合影,破省级以上纪录及获奖情况的照片 |
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4 |
学生军训检阅、军训期间有代表性的照片 |
永久 |
文娱、艺术类 |
1 |
学校组织的各类大型文艺演出的照片及参加校外重要竞赛获奖项目的照片 |
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2 |
举办书画展的场面照片 |
永久 |
3 |
在各种报刊杂志上发表的学校师生员工创作的艺术作品照片 |
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4 |
本校文艺团体演出剧照、演员合影等 |
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基本建设类 |
1 |
学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型的照片 |
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2 |
学校各个时期的校园环境的照片,包括校门、教学楼、实验室、校园风光等 |
永久 |
3 |
新建的教学楼、实验楼、体育馆、图书馆、档案馆、办公楼、校门、师生宿舍等建筑物的照片 |
永久 |
4 |
重要建筑物拆除、征地拆迁建筑物的照片 |
永久 |
(二)照片的积累、预立卷归档流程
1、形成积累
(1)纸质照片须洗成7寸大小。数码照片若少量则在线传递或拷贝,若数量较多,则统一制成光碟(DVD)归档。数码照片与纸质照片应进行编号,两者编码保持一致。
(2)归档的照片必须是原版、原件,归档一张。归档的数码照片应为TIFF、JPEG格式,经过修改的照片不能作为档案归档。
(3)照片应具有代表性、能全面反映事件全貌、过程、细节,图像质量佳、视觉效果好。应尽量保留有横幅和活动标题的照片。一般事件1-5张,重大事件3-10张。
2、整理组卷
按照《照片归档范围》分类、组卷,卷内照片排序首先按事件排序,同一事件再按拍摄的时间先后排序。
(三)归档流程
1、填写移交清单
移交档案馆的材料,部门须填写移交目录清单(excel表格,可在档案馆网页http://dag.swufe.edu.cn/下载)
填表内容要求如下:
(1)拟写案卷标题:案卷标题要求文字简练、准确概括卷内照片所反映的主题。
(2)序号:以卷内照片排列先后顺序填写,一张照片须填写一行。
(3)事件名称:以概括性的语言准确概括照片反映的事件。
(4)时间(格式例如:2012-04-16):照片拍摄的时间。
(5)地点:事件发生的地点。
(6)人物:填写照片中主要人物的名称及其在照片上的位置,人数不限,视照片中重要人物而定。
(7)摄影者:可填个人名称,也可填部门名称。
(8)备注:用于填写归档照片需要补充和说明的情况
2、归档验收
(1)归档时间。
每月五月底以前完成上年度照片的归档。
(2)照片归档时交接双方必须当面验收。
检查照片是否符合要求,凡不符合者,档案馆不予接收。
(3)照片归档时,须打印移交清单一式两份,双方盖章、签字各执一份存查。移交清单电子版一并发给档案馆保存。
3、档案馆照片档案归档联系人:朱老师咨询电话:87099434 地点:光华校区文渊园藏书楼504办公室