一、归档范围的确定
(一)归档文件材料的确定原则
1.必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2.必须反映部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统。
3.必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现部门工作的职能特点。
(二)宣传统战部归档的主要内容
1.文件材料的归档范围注：1.与以上各项内容对应的电子档案材料一并同步归档。
2.涉及密级的档案请作注明，绝密档案须密封盖骑缝章交档案馆。
3.录音、录像须录制成DVD光盘。
4.照片须附有时间、地点、人物、内容概要等说明。
2.照片的归档范围
序 号 |
归 档 范 围 |
保管 期限 |
综合类 |
1 |
建校以来主要校级领导任职期间参加重要工作及活动的照片 |
永久 |
2 |
历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议，包括开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等照片 |
永久 |
3 |
学校教师节活动、重大纪念日庆祝活动、英模报告会、表彰先进大会等照片 |
永久 |
4 |
省级以上党政领导来校活动场面（包括视察、座谈等）的照片 |
永久 |
5 |
国内外著名人士来校讲学、访问的照片 |
永久 |
6 |
享受国务院政府特殊津贴专家、博士生导师及教授教学活动及参加其他重大活动的照片 |
永久 |
7 |
重大校庆、校友活动及捐赠仪式的照片 |
永久 |
8 |
校内民主党派组织的重大活动的照片 |
永久 |
9 |
学校在各类省级以上活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片 |
永久 |
10 |
劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品照片 |
永久 |
11 |
本校授予校外人员名誉职务、称号的照片 |
永久 |
12 |
其它有重要意义的活动照片 |
永久 |
教学类 |
1 |
迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动场面的照片 |
永久 |
2 |
知名教授、专家和在学术上造诣较深的中老年教师讲课，学生听课、论文答辨、实验、电化教学等照片 |
永久 |
3 |
师生实习、社会实践（调查）等活动照片 |
永久 |
4 |
评选优秀教学奖、优秀教材等，评选及发奖大会的场面照片 |
永久 |
5 |
参加教学竞赛活动场面的照片 |
永久 |
6 |
重大教学活动、重要教学会议的照片 |
永久 |
7 |
各类学生学习活动代表性的照片 |
永久 |
科研、学术活动类 |
1 |
重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的照片 |
永久 |
2 |
由本校发起并组织的全国性、省级学术活动，本校学术年会等，包括大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等照片 |
永久 |
3 |
著名专家来校作学术报告的照片 |
永久 |
4 |
参加省、部级以上科研成果展览的照片 |
永久 |
5 |
科研成果评选及领奖仪式的场面、获奖证书等照片 |
永久 |
6 |
在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的照片 |
永久 |
外事类 |
1 |
外国领导人、外籍专家、港澳台学者、著名人士来校参观、访问、讲学等活动照片 |
永久 |
2 |
各国代表团来校参观、访问及校际合作交流的照片 |
永久 |
3 |
外籍人士赠送的礼品照片 |
永久 |
4 |
外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作等代表性的照片 |
永久 |
5 |
在我校召开的国际性学术会议场面的照片 |
永久 |
6 |
与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的照片 |
永久 |
7 |
本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学师生的照片 |
永久 |
军训、体育类 |
1 |
历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的照片 |
永久 |
2 |
校运动队训练、比赛、学生课余体育活动的照片 |
永久 |
3 |
校运动队参加省、部级以上运动会全体人员合影，破省级以上纪录及获奖情况的照片 |
永久 |
4 |
学生军训检阅、军训期间有代表性的照片 |
永久 |
文娱、艺术类 |
1 |
学校组织的各类大型文艺演出的照片及参加校外重要竞赛获奖项目的照片 |
永久 |
2 |
举办书画展的场面照片 |
永久 |
3 |
在各种报刊杂志上发表的学校师生员工创作的艺术作品照片 |
永久 |
4 |
本校文艺团体演出剧照、演员合影等 |
永久 |
基本建设类 |
1 |
学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型的照片 |
永久 |
2 |
学校各个时期的校园环境的照片，包括校门、教学楼、实验室、校园风光等 |
永久 |
3 |
新建的教学楼、实验楼、体育馆、图书馆、档案馆、办公楼、校门、师生宿舍等建筑物的照片 |
永久 |
4 |
重要建筑物拆除、征地拆迁建筑物的照片 |
永久 |
(三)不归档的文件材料和照片
1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件。
2.本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件。
3.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
4.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
5.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信。
6.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。
7.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。
8.为参考目的从各方面收集的文件材料。
9.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
10.不能反映学校工作、活动的照片。
11.画面严重失真、内容残缺无使用价值的照片。
12.重份照片。
以上不归档材料如部门认为必要，可自行作资料保存。
二、文件材料的积累、预立卷归档流程
(一)形成积累
1.学校各机关、部、处、所、中心等均为立卷部门，分工归口立卷。
2.根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。
3.专职文书处理人员或档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别收集积累。（温馨提示：在日常工作中，可在办公桌上放几个小盒子，每一个小盒子为一个案卷，平时产生的文件材料，在办理完毕后就直接放入相应的小盒子里，日积月累，到年底要归档的档案自然就形成了，既轻松也方便。）
4.归档的文件材料须采用打印或用钢笔、签字笔正楷书写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改（特殊情况除外）。需有公章的文件，必须是盖有鲜章的文件，复印件不得作为归档材料。
(二)整理组卷
1.立卷原则
应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，并便于查找利用为原则。
2.立卷分类
(1)分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。
(2)分问题：将文件按其内容所反应的问题、事物分开。
3.立卷组合
基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。
问题单一、文件数量少者可组薄卷。对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。每卷一般不超过200页。
(3)组合形式：会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊的形式组合。
4.卷内文件材料的排列
卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。
(1)密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件处理单）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
(2)同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
(3)不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。
(4)会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。
(5)上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。
5.托裱、拆除金属物、编写页码
(1)对破损的文件材料，或小于A4的纸条，以及与本卷文件材料不可分割的照片，须粘贴在A4的打印纸上；对较大的表格，要适当地折叠。
（2）拆除文件材料上的金属物，有订书钉的，须将订书钉去掉。（温馨提示：建议在文件处理完毕并加盖鲜章后，归档的这份文件直接使用回形针别好即可）。
(3)卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角），以件为单位编页号。
