一、归档范围的确定
(一)归档文件材料的确定原则
1.必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2.必须反映部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统。
3.必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现部门工作的职能特点。
(二)出版社归档的主要内容
注：1.与以上各项内容对应的电子档案材料一并同步归档。
2.涉及密级的档案请作注明，绝密档案须密封盖骑缝章交档案馆。
3.录音、录像须录制成DVD光盘。
4.照片须附有时间、地点、人物、内容概要等说明。
(三)不归档的文件材料
1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件；
2.本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
4.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
5.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；
6.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
7.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
8.为参考目的从各方面收集的文件材料；
9.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
以上不归档材料如部门认为必要，可自行作资料保存。
二、文件材料的积累、预立卷流程
(一)形成积累
1.学校各机关、部、处、所、中心等均为立卷部门，分工归口立卷。
2.根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。
3.专职文书处理人员或档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别收集积累。（温馨提示：在日常工作中，可在办公桌上放几个小盒子，每一个小盒子为一个案卷，平时产生的文件材料，在办理完毕后就直接放入相应的小盒子里，日积月累，到年底要归档的档案自然就形成了，既轻松也方便。）
4.归档的文件材料须采用打印或用钢笔、签字笔正楷书写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改（特殊情况除外）。需有公章的文件，必须是盖有鲜章的文件，复印件不得作为归档材料。
5.照片须附有时间、地点、人物、内容概要等说明。
(二)整理组卷
1.立卷原则
应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，并便于查找利用为原则。
2.立卷分类
(1)分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。
(2)分问题：将文件按其内容所反应的问题、事物分开。
3.立卷组合
基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。
问题单一、文件数量少者可组薄卷。对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。每卷一般不超过200页。
(3)组合形式：会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊的形式组合。
4.卷内文件材料的排列
卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。
(1)密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件处理单）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
(2)同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
(3)不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。
(4)会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。
(5)上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。
5.托裱、拆除金属物、编写页码
(1)对破损的文件材料，或小于A4的纸条，以及与本卷文件材料不可分割的照片，须粘贴在A4的打印纸上；对较大的表格，要适当地折叠。
(2)拆除文件材料上的金属物，有订书钉的，须将订书钉去掉。（温馨提示：建议在文件处理完毕并加盖鲜章后，归档的这份文件直接使用回形针别好即可）。
(3)卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角），以件为单位编页号。
