西南财经大学档案管理实施细则

（修订版）

第一章  总则

第一条  为进一步加强和规范新形势下学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）、教育部27号令《高等学校管理办法》（2008）《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》（川教〔2017〕11号）和上级主管部门有关规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条  本细则所称的档案是指校内各单位及个人在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案是学校开展各项工作的真实记录，是学校的重要信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。全校工作人员应本着对历史负责、为现实服务，替未来着想的态度，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

第四条  档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校教学质量和管理水平高低的一个重要尺度。学校加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划、工作计划和管理制度，纳入各级档案分管领导和专兼职档案管理工作人员的岗位职责。建立健全档案管理制度和档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，开展档案工作规范化管理。

第二章  管理体制与职责

第五条  学校档案实行分级管理，永久及长期保存（十年及以上）的档案由档案馆保存，短期保存（十年以下）的档案由各部门保存,档案馆提供业务指导和必要的技术支持。

第六条  学校档案工作由校长领导。成立由校长为主任委员，相关校领导为副主任委员，相关部门负责人组成的学校档案工作委员会，作为学校档案工作的组织、协调和咨询机构。校内各处级单位设一名负责人分管本单位的档案工作，并确定一名档案员具体负责本单位档案的管理。

第七条  学校档案工作委员会工作职责：

（一）贯彻执行国家档案管理的法律法规和方针政策，将档案工作纳入学校整体发展规划，组织制订实施档案工作中长期发展规划；

（二）建立健全与办学规模相适应的档案管理机制，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；审核学校档案工作规章制度；

（三）听取档案部门工作汇报，研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题；

（四）监督检查档案工作，组织开展档案工作评估和考核。

第八条  档案馆工作职责：

（一）贯彻执行上级有关档案工作的法律法规和方针政策，定期向学校档案工作委员会汇报工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度并贯彻落实；

（三）指导、监督、检查各部门档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

（四）负责开展档案业务培训工作；

（五）负责接收(征集)、鉴定、保管、统计学校的各类档案，并上报有关部门；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（八）积极协调档案信息化建设，推进各部门电子文件归档；

（九）负责校史馆管理、校史研究和校史文化传播工作；

（十）开展国内外档案、校史学术研究和交流活动。

第九条  各部门档案工作职责：

（一）确定本单位分管档案工作领导、档案员并保持相对稳定，支持、督促和考核其完成本单位立卷归档工作；

（二）各单位档案工作分管领导应定期研究本单位的档案工作，对本部门归档文件的完整性和系统性负责；

（三）档案材料形成岗位工作人员对本岗位需归档文件材料的齐全、准确和质量负责，按时将档案材料移交本单位档案员。

第十条  部门档案员工作职责：

（一）贯彻执行国家和学校有关档案工作法律法规及规章制度；

（二）熟悉本单位归档范围和要求，完成本单位档案收集、积累、整理、立卷和归档工作，对归档文件的整理质量负责；

（三）参加学校举行的档案业务培训。

第十一条  专职档案人员实行专业技术职务聘任制，享受学校同级别教学、科研和管理人员同等待遇。根据国家档案局、人力资源社会保障部关于《档案专业人员继续教育规定》完成相应学习任务。

第十二条  对长期接触有毒有害物质的档案人员，按照法律法规的有关规定，采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。

第三章  立卷归档

第十三条  学校依法实行由文件材料形成单位立卷的归档制度，即部门立卷制度。各单位应按照有关规定将文件整理后归档。

第十四条  各单位和个人在从事教学、科研、管理等公务活动中形成的纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体形式的文件材料，必须向本单位档案员移交立卷，经领导审查、签字后按照规定及时归档，任何单位和个人不得将档案据为己有。

第十五条  校内跨部门合作完成的工作或项目，由牵头部门或主办单位负责立卷归档。

第十六条  工作人员调离或退休时，应将本人手中存留的属于归档范围的文件材料移交部门档案员或相关人员整理后归档。

第十七条  校内机构调整时，被撤销、合并或变更的单位应在15个工作日内将原有档案移交档案馆归档保存。

第十八条  学校各单位原则上应在每年4月前完成上一年度各种载体文件材料的归档工作。归档的文件材料应符合有关规范和标准的要求。电子文件应与纸质文件同步归档。

第十九条  学校组织重大基建、科研等项目验收或鉴定时通知档案人员及时登记、完整收集相关档案。档案的完整齐备应作为基建、科研等各类项目验收通过的重要指标之一。

第四章  档案保管

第二十条  档案馆根据各归档单位填写的档案移交清单验收归档，合格案卷方可入库保管。

第二十一条  涉密档案由立卷部门密封盖章，归档到档案馆保存。

第二十二条  没有相应电子档案的各类档案应当及时进行数字化加工，并保存其电子版档案。

第二十三条  已归档入库的档案材料，需要更改时，须由有关部门负责人审核签署意见，并交档案馆存档。

第二十四条  档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十五条  档案库房应按规定做好防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水等“八防”工作，消除安全隐患，确保档案载体安全。

第二十六条  档案馆应当对馆藏档案基本情况开展定期检查。遇有特殊情况应当立即向学校报告和处理。

第二十七条  建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高学校档案抗风险能力。

第二十八条  学校应定期对已到保管期限的档案进行鉴定销毁。经鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应填写销毁清册，经校长或主管档案工作校领导批准后进行监督销毁。

第五章  开放利用

第二十九条  档案馆根据国家和学校有关规定公布或开放档案。利用档案时需持合法证明并履行相关登记手续后方可办理。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位按规定限制利用的。

第三十条 立卷部门优先享有本部门档案的利用权限，密封归档的档案需经立卷部门和档案馆共同签字，方可查阅利用。

第三十一条 利用未开放的档案，应当经学校档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作委员会审核批准。

第三十二条 查阅利用人事、财会档案按学校人事、财会档案管理办法办理。

第三十三条  港澳台同胞、海外华人、外国驻华机构人员查阅学校档案，须经有关主管部门批准，并按国家有关规定办理。

第三十四条  档案馆应设立专门的查阅室，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。

第三十五条  学校档案馆是学校出具档案证明的机构。加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第六章  考核、奖励和处罚

第三十六条  学校定期对各单位档案工作进行检查、考核和评比，对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人给予表彰与奖励。

（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；

（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；

（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；

（四）将重要或珍贵档案捐赠给档案馆的；

（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第三十七条  有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员在年终考核中实行一票否决制，并依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（二）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

（四）擅自提供、抄录、复制档案或公布未开放档案的；

（五）出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的；

（六）未配备确保档案安全保管的设施设备，或明知所保管的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的；

（七）档案安全事故发生后，不及时组织抢救或隐瞒不报、虚假报告或不及时报告，阻挠有关部门调查的；

（八）其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附则

第三十八条  本细则由学校档案馆负责解释。

第三十九条  本细则自发布之日起施行。

（2018年5月修订）